對方要你蓋章——然後呢？
信通常藏在一封更長的郵件裡，下午三點出現。「請於發票上加蓋公司章後回傳簽署版。」或者銀行表格被退回來，紅色箭頭指著一個空白框：「此處用印。」又或者東南亞的貨代客氣地寫：「we need the sealed version before we can release the shipment。」
如果你以前沒蓋過章——或者公司抽屜裡確實有一顆章，但從來沒人告訴你怎麼在這類文件上使用——這個要求會讓人一瞬間愣住。事情本身不難，但它正好落在沒人教你的灰色地帶：新人訓練沒有提、公司手冊沒有寫，而對方預設你早就知道該怎麼辦。
這篇文章就是寫給那個瞬間的。不是印章的法律專論，而是一份實操指南：對方想要什麼、你要準備什麼、怎麼最快完成、以及真正需要注意的風險在哪裡。
為什麼你會收到這個要求
蓋章的要求來自幾種固定場景，搞清楚你在哪一種裡面，後面的步驟就清楚了。
海外合作方覺得蓋章是理所當然的。 這是最常見的觸發點。對中國大陸、日本、韓國以及東南亞多數地區的公司來說，印章不是裝飾——它是公司在文件上表達「這是我們出的、我們認」的方式。當對方要你在發票、合約或裝箱單上蓋章，他們要的其實是你世界裡簽名欄在做的那件事。
各地的具體狀況可以參考：中國電子印章、日本的判子與電子印章、韓國的圖章與電子印章、台灣公司印章。
銀行或金融機構需要蓋章文件。 很多地方的銀行會要求董事會決議、開戶表格或授權書上蓋公司章。有時是正式要求——需要公證加原件蓋章；更多時候，特別是日常業務文件，銀行只是想確認文件確實來自公司，而不是某個人用 PDF 編輯器隨便做的。印章是一個「這是機構出品」的視覺信號。
政府表格上有一個用印區。 報關單、稅務申報、許可證申請、登記表格——亞洲、中東和部分歐洲國家的政府表格經常會有一塊專門留給公司章的區域。表格設計者預設每家公司都有章。如果你沒有，就會盯著那個空格看，不確定簽名夠不夠。
公司內部流程要求用印。 有些公司，尤其是在用印文化深入的地區營運的公司，會要求採購單、超過一定金額的合約或人事文件蓋章。如果你剛加入這樣一家公司，這個要求更多是組織層面的——是某個前任決定了這些紙需要蓋章。
對方到底想要什麼
讓人困惑的地方在這裡：當有人說「請蓋章」時，他們幾乎從來不是指帶有數位憑證鏈驗證的加密電子簽章。他們說的是文件上有一個看得到的印章圖像——紅色（或藍色）的圓圈，疊放在頁面上，看起來像有人把公司章按在了紙上。
就這麼簡單。在絕大多數商業場景裡，印章圖像是一種視覺慣例，而非安全機制。它傳達的訊息和信紙抬頭一樣：「這份文件經過了正式管道」——只不過在使用印章的地區，文化分量更重。
這不是說它不重要。印章圖像和經過驗證的數位印章之間的區別很重要，印章圖像是否具有法律效力這篇文章有完整討論。但對於眼前的實際問題——「我要回什麼給正在等我信的那個人？」——答案幾乎永遠是：一份疊加了印章圖像的 PDF。
也有例外。如果對方明確要求帶數位憑證的電子簽章（例如中國政府採購中的規範場景），那是另一套流程，需要經過認證的電子簽章平台。但那種要求會明確說出平台名稱或技術標準。日常的「請蓋章回傳」信件，要的是視覺版的印章。
第一步：搞清楚你需要什麼章
如果公司已經有一顆章——實體橡皮章、存好的印章圖檔、或內部系統裡的範本——直接用。問行政、法務，或負責公司文件的同事。很多公司的共用磁碟裡躺著一個印章檔案，只有兩三個人知道它在哪裡。
如果公司還沒有章，你需要做一個設計決定，但不必太糾結。一顆基本的公司章包括：
- 公司登記全名，沿圓環上弧排列
- 可選項：下弧放登記地、統一編號或用途標注（例如「僅用於發票」）
- 中央留白，或放星號、標誌、簡短文字
公司印章設計指南詳細講解了完整的版面決策。範本庫裡有企業印章、中國公司公章等常見格式的起點。
有一點值得特別說明：你不需要去配合對方國家的印章風格。日本公司跟德國供應商要一份蓋章發票，不是在期待一枚判子——他們期待的是德國公司用來確認文件的任何標記。如果你的公司在一個印章不常見的地方（美國、英國、澳洲、西歐大部分地區），一枚乾淨的圓形章加上公司名就完全沒問題。對方在意的是「這裡有一個正式標記」，而不是它出自哪種傳統。
第二步：製作印章圖像
如果要從頭來，最快的方式是用線上印章產生器。選擇形狀、輸入公司名稱、調整字體和大小、匯出透明 PNG。整個過程幾分鐘搞定。
這個階段有幾件事要注意：
透明背景。 你需要一張透明底的 PNG，不是白色方塊。放到文件上時，文件的文字應該能透過印章的空白區域顯示出來。建立透明 PNG 印章有詳細說明。
足夠的解析度。 在螢幕上 72 DPI 看著還行的印章，印出來會模糊。如果文件可能被列印，至少匯出 300 DPI 或 800 像素寬。尺寸與解析度指南有具體數字。
紅色，除非你有理由用別的顏色。 紅色是東亞和世界多數地區的預設印章顏色。藍色在某些場合常見（特別是俄羅斯和部分歐洲國家）。黑色看起來像影印。如果你在回應東亞合作方的要求，紅色幾乎一定是對的。顏色與對比度指南解釋了各地慣例。
存好原始檔。 這顆章你還會用到。存到需要它的人找得到的地方，檔名清楚，標注版本。印章檔案管理指南提供了一個合理的管理方式。
第三步：把印章放到文件上
現在你有了印章圖像和一份需要蓋章的文件。操作本身不複雜，但有幾個地方要留意。
PDF 檔： 用任何支援圖片疊加的工具開啟 PDF——Mac 的預覽程式、免費線上工具，或專業的 PDF 編輯器。把印章放在它該在的位置，通常是簽名行旁、公司名稱旁，或表格指定的用印區域。如何在 PDF 或 Word 上加蓋印章有主要工具的操作步驟。不想用 Adobe Acrobat 的話，參考免費在 PDF 上蓋章。
Word 檔： 插入印章圖片，設定文字環繞為「文字在前」或「文字在後」，手動調整位置。然後匯出為 PDF 再寄出——不要把帶印章的 Word 檔直接寄出去，因為對方可以移動或刪除印章。
放在頁面哪裡： 靠近簽名、公司名稱或出具方資訊的位置。不要飄在邊界、不要置中蓋在正文上、不要藏在頁首裡。印章位置指南涵蓋了合約、發票、證書和多頁文件的定位問題。
多頁文件： 如果對方要求每頁蓋章（東亞合約實務中很常見），你需要逐頁蓋。有些合作方還會要求「騎縫章」——印章跨越相鄰頁面的邊緣，證明沒有抽換頁面。這是一種特定做法，對方通常會明確告訴你是否需要。
第四步：回傳
把完成的文件匯出為 PDF。不要寄可編輯的原始檔。帶印章的 Word 是一封「歡迎隨意挪動或刪掉我的章」的邀請函。帶印章的 PDF 才是成品。
如果對方要求紙本正本，印出 PDF 後郵寄。少數銀行和政府流程仍然要求親筆簽名加實體蓋章——這時你需要一顆真正的橡皮章或鋼印，而非數位圖像。但日常商業文件中這種情況越來越少，需要「正本」或「實體蓋章」的對方通常會明確講出來。
寄出前花三十秒檢查一下。印章在實際檢視大小下清楚嗎？有沒有蓋住重要文字——金額、日期、姓名、帳號？看起來是有意放上去的，還是像不小心滑到了邊緣？一個快速的目視檢查可以省掉一個來回。
「法律效力」的問題怎麼說
這是每個人都會擔心、但在處理蓋章要求的當下幾乎不需要擔心的問題。
PDF 上的印章圖像不是安全機制。它無法證明是誰放上去的、什麼時候放的、文件之後有沒有被修改。在印章具有法律效力的地方——中國、日本、韓國、台灣、泰國——真正有法律效力的章通常是在政府機關登記的實體印章，而不是從產生器匯出的 PNG。
但這不表示印章圖像沒用。它的作用在於：滿足一種文書慣例。銀行窗口處理你表格的行員、歸檔你發票的採購專員、等著放貨的物流人員——他們需要看到章，因為他們的流程要求這份文件應該有章。他們在完成一個確認項，不是在做鑑識分析。
印章圖像是否具有法律效力完整討論了這個區別。實務上的簡短結論是：印章圖像能滿足絕大多數日常商業和行政需求。它不能取代法律規定必須使用的登記實體章，也無法提供數位憑證電子簽章的安全性。搞清楚你在哪種場景裡，再決定手上的東西夠不夠。
常見場景速查
中國供應商要你在採購訂單上蓋章。 他們想看到 PO 上有一枚紅色圓章，靠近你的公司名稱。如果你沒有，用企業印章範本建立一枚，加上公司名，放到 PDF 上，回傳。例行作業。
日本銀行要求蓋章的董事會決議。 這比較正式。如果你是日本法人，銀行可能要求公司的登記印（実印）；如果你是外國公司，他們要的是你的公司章。直接問銀行要什麼——「任何公司印章都行」和「你的登記印」是兩個不同的答案。
政府報關表上有一個空的蓋章框。 把你的公司章放進去。表格是 PDF 就疊加印章圖像；是紙本就印出來蓋。如果你沒有實體章而表格確實要求，可以去文具店訂一顆平價橡皮章——或先問一下是否接受電子版。許多海關已經數位化了，但不是全部。
歐洲客戶要你在發票上「蓋章」。 歐洲大陸部分地區的公司章（Firmenstempel）是一種商業慣例，通常是長方形，印有公司名稱、地址和登記資訊。這跟東亞的圓章不同，但目的一樣。做一個長方形的章，或用你已有的。
公司內部流程要求超過一定金額的合約必須用印。 搞清楚誰管印章、電子版行不行、審批流程是什麼。如果沒人講得清楚，恭喜——你剛發現了一個沒有文件紀錄的流程。趁下一個要求來之前把它釐清是個好主意。
不需要想太多
處理蓋章要求時最常見的錯誤不是章蓋錯了，而是花三天時間糾結自己能不能做一顆、需不需要去哪裡登記、字體對不對、要不要先問律師。
對大部分日常商業要求來說，你需要的就是：一顆清晰可辨的公司章、放在文件上正確的位置、匯出成 PDF。十五分鐘可以搞定。印章產生器處理設計，透明 PNG 匯出處理格式，PDF 蓋章指南處理放置。
如果要求明顯涉及更高的利害關係——政府登記、公證文件、受監管的金融交易——慢下來，問清楚具體要什麼。但不要把每一封「請蓋章回傳」的信當作法律危機。大多數時候，它就是一件兩分鐘的事，穿著你不太熟悉的外衣。